Turističke agencije su u najširem smislu riječi preprodavači turističkih proizvoda i usluga za proviziju. Ovisno o kvaliteti usluge koju pružaju mogu biti sve od agenata koji će za svog kupca/gosta napraviti cijeli plan putovanja do običnih posrednika koji samo prosljeđuju upite od gosta do iznajmljivača.

Visina agencijskih provizija

Turističke agencije se financiraju i zarađuju na razlici u cijeni koju gost plaća njima i cijene koju agencija plaća iznajmljivaču (tzv. agencijska provizija). Provizije se kreću od 10% do 50% (zna biti i viša!) ovisno o agenciji, tipu ponuđenog smještaja te dogovorenoj cijeni s iznajmljivačem. (Neke velike svjetske agencije s više tisuća smještajnih jedinica u svojoj ponudi mogu si priuđiti i manju proviziju, recimo 3%; op.ur)

Da li se provizija uzima od standardne cijene smještaja ili je na nju djelomično ili u cijelosti uračunata također ovisi o pravilima suradnje i dogovoru agencije i iznajmljivača.

Pročitajte ovdje cijeli članak.

U pravilu većina će manjih agencija preuzeti cijene iznajmljivača koje oni imaju za goste te na njih dodati svoju proviziju. Veće će agencije inzistirati da im prepustite dio svoje zarade (to možemo zvati i odobravanje rabata od iznajmljivača; op.ur) kako bi dodavanjem marže na cijenu mogli biti konkurentni standardnoj cijeni smještaja koju iznajmljivač ima za sve goste. To je i razumljivo s jedne strane jer nema smisla da agencija utroši vrijeme i novac da pronađe gosta kojeg će iznajmljivač privući nazad sljedeće godine s povoljnijom cijenom mimo agencije.

(Još bolji je način da i agencija i iznajmljivač imaju istu izlaznu cijenu. Dakle potrebno je da iznajmljivač izradi alotmanske cijene poput hotela. O tome smo već pisali, pročitajte ovdje. op.ur)

Zato agencije rade sve da zadrže svoje kupce raznim akcijama poput plaćanja benzina, autoceste i dr. troškova ako gost ponovno odluči putem njih i sljedeće godine odabrati smještaj.

Akontacije i plaćanje smještaja

Kao i sa svakim gostom tako i s agencijom treba biti siguran da je potvrđena rezervacija stvarno potvrđena te da u slučaju nedolaska gosta postoji neka odšteta za držanje smještaja praznim.

Veće agencije koje rade s većim brojem gostiju u pravilu ugovorom garantiraju za svaku potvrđenu rezervaciju ali za nju ne isplaćuju unaprijed dogovorenu akontaciju. Ako gost otkaže rezervaciju ili se ne pojavi takav pristup im omogućuje da u kratkom vremenu pokušaju popuniti prazan smještaj. Ako i tada to ne uspiju napraviti isplaćuju dogovoreni iznos akontacije iznajmljivaču.

Manje agencije se ponašaju kao gosti pa pri potvrdi rezervacije odmah šalju dogovorenu akontaciju radi obostrane sigurnosti.

Plaćanje smještaja je ono zbog čega osobno volimo raditi s agencijama. Neke agencije od gosta unaprijed naplate cjelokupni iznos ljetovanja pa po njegovu završetku ako nije bilo problema plaćaju na račun iznajmljivača njegov dio.

Druge agencije naplaćuju od gosta samo akontaciju koja je obično i njihova provizija dok preostali iznos gost plaća direktno iznajmljivaču i to po dolasku. Zbog toga su nam iznimno dragi agencijski gosti koji imaju kulturu plaćanja i čim dođu na dvorište mašu s putovnicama i žele riješiti financijski dio ljetovanja da mogu dalje bezbrižno uživati.

(Uskoro objavljujemo kompletan članak oko uplata agencija i načina ispostavljanja računa iznajmljivača... op.ur)

Upiti gostiju i ažuriranje zauzeća smještaja

Svaka agencija ima vlastiti sustav putem kojeg prati zauzeća smještaja u ponudi. Kada kroz njega dobiju upit provjeravaju što sve mogu ponuditi gostu, a da odgovara njegovim zadanim parametrima. Kada pronađu odgovarajući smještaj agencija kontaktira iznajmljivača ili mu pošalje upit o dostupnosti smještaja. Jednom kada se dostupnost potvrdi rezervacija je potvrđena! Ako smještaj nije dostupan ažuriraju se podaci o zauzeću kako bi bili točni za ubuduće.

Problem nastaje kada agencija nema adekvatan sustav niti volju zaposlenika, a nekada niti znanje, da se bavi već postojećom zauzetošću smještaja. Onda to ažuriranje padne na leđa iznajmljivača što i ne bi bio problem da se radi samo o jednoj ili dvije agencije. Ali kada radite s desetak agencija teško je za svaki upit na deset mjesta ići mijenjati zauzeća kroz njihove sustave.

Upravo kod ovakvih slučajeva se vidi koje su agencije kvalitetnije od drugih i koje se više trude da imaju što točniju informaciju za ponuditi gostu, a uz to kojima je do tih istih gostiju više i stalo. Znamo za jedan primjer gdje je agencija za jedan hitan upit gosta istovremeno iznajmljivaču uputila fax, sms poruku, e-mail upit te telefonski poziv. Sve samo kako bi gost što ranije dobio točnu informaciju o zauzetosti apartmana. I još jedan slučaj agencije koja pokriva 7 govornih područja kako je u 9 navečer u subotu angažirali vanjskog prevoditelja za jezik koji nisu pokrivali. Samo da gostu objasne kako ugovoriti večeru.

(Stoga možemo reći kako postoji dva najčešća načina rada što se tiče upita i rezervacija, onaj "na upit" i tzv. "on-line". Dakle u prvom agencija za svaki upit kontaktira iznajmljivača vezano za raspoloživost i ovaj potonji gdje iznajmljivač redovito ažurira kalendar raspoloživosti na stranicama agencije čime se omogućuje gostu direktno da rezervira smještaj bez slanja upita iznajmljivaču, recimo to je slučaj kod booking.com ili hostelworld.com; op.ur)

(Preuzeto s portala iznajmljivaci20.com, napisao Darko Kontin.)

(op.ur = opaska urednika portala klub-iznajmljivaca.com)